Outlook, Word und Excel verknüpfen

Outlook, Word und Excel verknüpfen – so klappt's!

Wie man Microsoft Outlook, Word und Excel verknüpfen kann, zeigen wir in diesem Beitrag. Ob privat oder geschäftlich – die Office Suite auf dem PC erleichtert viele Arbeitsgänge und ermöglicht eine saubere Darstellung verschiedenster Dokumente. Mit Microsoft Word lassen sich formatierte Texte erstellen, Microsoft Excel ist das top Programm für Tabellenkalkulationen, Berechnungen und Datenverarbeitung. Und mit Microsoft Outlook schließlich werden sämtliche E-Mails verwaltet und mithilfe des integrierten Kalenders Termine organisiert.

Word und Excel verknüpfen

Gerade im Büroalltag ist es oft nötig, in ein Dokument von Microsoft Word eine Tabelle zu integrieren. Die kann man dann entweder im Programm selbst erstellen – oder ganz einfach mit einer Tabelle in Microsoft Excel verknüpfen.

Dazu zunächst die entsprechende Excel-Datei öffnen. Die Tabelle oder auch einzelne Abschnitte der Tabelle nun markieren und mit dem Tastaturbefehl „STRG+C“ kopieren.

Dann das Microsoft Word Dokument öffnen, in das die Tabelle oder Teile davon eingefügt werden sollen. Den Cursor jetzt an die Stelle lenken, an der die Tabelle erscheinen soll. Mit dem Tastaturbefehl „ STRG+V “ kann man sie nun genau da platzieren.

Der Nachteil ist allerdings, dass sich Änderungen an der Tabelle nun nur noch mit den Funktionen von Microsoft Word bewerkstelligen lassen. Komfortabler ist es, eine Excel Verknüpfung in Word einfügen zu können.

Wie man Word mit Excel verknüpfen kann:

Als erstes wieder die entsprechende Tabelle in Microsoft Excel markieren und per Kurzbefehl kopieren.
Im Dokument von Microsoft Word nun im Reiter „Start“ auf den Pfeil unter „Einfügen“ klicken und im Drop-Down Menü „Inhalte einfügen“ auswählen.
Im neuen Fenster auf den Punkt „Verknüpfung einfügen“ klicken.
Dann im Menüfenster „Microsoft Excel Arbeitsmappe Objekt“ auswählen und mit „Ok“ bestätigen.
Änderungen, die nun in Microsoft Excel an der Tabelle vorgenommen werden, erscheinen automatisch im Microsoft Word Dokument.

Microsoft Outlook mit Word und Excel verknüpfen

Mit einem Microsoft Konto ist es einfach, die Funktionen aller drei Tools miteinander zu harmonisieren. So lassen sich nicht nur Excel Verknüpfungen in Word einfügen. Sondern Aufgaben, Termine und Änderungen an verschiedenen Endgeräten von unterschiedlichen Mitarbeitern eingesehen werden.

Im ersten Schritt muss dazu die Symbolleiste für den Schnellzugriff vorbereitet werden.

Dazu mit der rechten Maustaste auf ein Symbol in der Symbolleiste klicken.
Die Option „Passen Sie die Symbolleiste für den Schnellzugriff an“ auswählen. Daraufhin öffnet sich ein neues Dialogfeld (je nach gewähltem Programm in Microsoft Word oder Microsoft Excel).
Im Eintrag „Symbolleiste für den Schnellzugriff“ in der Navigationsleiste im Listenfeld „Befehle auswählen“ den Punkt „Nicht im Menüband enthaltene Befehle“ wählen.
In der Liste „Microsoft Outlook-Aufgabe erstellen“ anklicken und aktivieren.

Einer der Vorteile dieser Option liegt darin, dass das Dokument, welches per Microsoft Outlook versendet wurde, auf dem ursprünglichen PC erhalten bleibt. Vor der Versendung kann man es „freigeben“ oder „sperren“, sodass eine Bearbeitung von anderen verhindert oder ermöglicht wird. Auf diese Weise lassen sich Aufgaben schnell und ohne Aufwand durch einen Programmwechsel verteilen.

Sinnvoll ist das Verteilen von Aufgaben beispielsweise, wenn gerade an einem Word Dokument oder einer Excel Tabelle gearbeitet wird. Und der Mitarbeiter zum Beispiel über eine aktuelle Terminänderung informiert werden soll. Dann muss diese neue Aufgabe nicht erst in Microsoft Outlook angelegt werden. Sondern kann direkt im gerade zu bearbeitendem Dokument angezeigt werden.

Hängen mit dem Dokument keine weiteren Aufgaben zusammen, lässt es sich an alle oder auch an einzelne Kontakte aus dem Adressbuch in Outlook versenden – ohne dass das Programm dafür gewechselt werden muss.

Über die Tabellenfunktion lassen sich zudem jederzeit neue Empfänger hinzufügen.

Tipp: Im Microsoft Word Dokument mit Textmarkern arbeiten

Arbeiten mehrere an einem Microsoft Word Dokument zusammen, ist es sinnvoll, besonders wichtige Textpassagen durch Marker zu kennzeichnen. Solche Lesezeichen ermöglichen gerade bei einem umfangreichen Dokument oder einem geteilten Verzeichnis, das mit Outlook geteilt wurde, die schnelle Auffindbarkeit bestimmter Abschnitte im Text. An diesen kann dann auch von bisher unbeteiligten Kontakten als Aufgabe zum Beispiel weiter gearbeitet oder Änderungen vorgenommen werden.

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Excel Tabelle automatisch sortieren – so geht's!

Das Kalkulationsprogramm Excel – zum Beispiel Microsoft Excel 2010 im Microsoft Office 365 – ist ungemein vielseitig. Die wichtigste Funktion ist wohl das Erstellen von Tabellen. Doch je nach Datenvolumen wird das schnell ganz schön unübersichtlich. Um das zu verhindern, ist es sinnvoll, vom Programm die Excel Tabelle sortieren zu lassen. Zur Verfügung stehen dabei verschiedene Optionen, die wir hier näher erläutern.

Warum sollte man eine Excel Tabelle sortieren?

Zur guten Analyse von Daten gehört es, diese in einer Excel Tabelle sortieren zu können. In Microsoft Excel 2010 sind verschiedene Sortieroptionen möglich wie beispielsweise Excel Zeilen sortieren oder auch Excel Spalten sortieren. Ebenfalls ist eine feinere Sortierung einzelner Daten möglich. So lassen sich Daten nach Zahlen, nach Datum und Uhrzeit, nach Format oder alphabetisch sortieren, um Daten visuell schneller zu erfassen, zu verstehen und effektiv zu organisieren.

Excel Zeilen sortieren

Will man eine Excel Tabelle sortieren, beginnt man oft mit dem Excel Zeilen sortieren. Das klappt ganz einfach in nur vier Schritten:

In einem geöffneten Excel Dokument zum Reiter „Daten“ wechseln und auf den Button „Sortieren“ klicken.
Es erscheint ein neues Fenster, „Optionen“ wählen.
Als nächstes die Option „Zeilen sortieren“ unter „Ausrichtung“ anklicken und dann mit „OK“ bestätigen.
Unter „Spalte“ eine benannte Spalte zum Excel Zeilen sortieren auswählen und falls nötig unter „Reihenfolge“ wählen, welcher Wert zum Excel Tabelle sortieren herangezogen werden soll. Anschließend „OK“ drücken.

Excel Spalten sortieren

Zuerst den Bereich markieren, den Excel sortieren soll.
Zum Sortierdialog gelangt man nun über das Register „Daten – sortieren“.
In der Dialogbox „Sortieren“ wird bei Microsoft Excel 2010 nun die Option „Daten“ in der Gruppe „Sortieren und Filtern“ gewählt.
Im Fenster „Sortieren“ auf „Optionen“ klicken, in der nächsten Dialogbox „Spalten sortieren“ aktivieren.
Im Dropdown Menü unter „Zeile“ jetzt die Zeile auswählen, nach der Excel Spalten sortieren soll und mit „OK“ bestätigen.

Excel Tabelle alphabetisch sortieren

Geht es beispielsweise um Mitarbeiter oder um Mitgliederlisten, lässt sich zur besseren Übersichtlichkeit eine Excel Tabelle auch alphabetisch sortieren.

Folgende Schritte sind dazu notwendig:

Tabelle markieren, die Excel alphabetisch sortieren soll. Die Überschriften der Spalten und Zeilen nicht mitmarkieren!
Im Menü „Daten“ die Option „Sortieren“ wählen.
Im Fenster die Spalte auswählen, die die Excel Tabelle sortieren soll und unter „Reihenfolge“ die entsprechende Option anklicken.
Bestätigen mit „OK“.

Auch das geht: Excel Tabelle verschieben

Normalerweise übernimmt Microsoft Excel 2010 alle Daten einschließlich der Formeln und Werte und Formate, wenn Zeilen und Spalten verschoben oder kopiert werden. Der Zellenbezug allerdings wird bei einer Formel in der Zelle nicht angepasst – in der verschobenen oder kopierten Zelle erscheint eine Fehlermeldung. Passiert das, müssen die Verweise manuell neu eingegeben werden.

Ansonsten aber lassen sich alle Spalten und Zeilen ganz einfach mit folgenden Steps in einer Excel Tabelle verschieben.

Der einfachste Weg:

Als erstes die Zelle, Zeile oder Spalte markieren, die verschoben oder kopiert werden soll.
Nun auf der Registrierkarte „Start“ entweder „Ausschneiden“ oder „Kopieren“ wählen. Schneller geht’s mit den Tastenkombinationen „STRG+X“ zum Ausschneiden beziehungsweise „STRG+C“ zum Kopieren.
Mit der rechten Maustaste unterhalb oder rechts der neuen Position einer Zelle oder Spalte klicken.
Zum Verschieben auf „Ausgeschnittene Zellen einfügen“ klicken.
Zum Kopieren „Kopierte Zellen einfügen“. Der Kurzbefehl über die Tasten hierzu lautet „STRG+V“.

Excel Tabelle verschieben mit der Maus

Wer zum Exel Tabelle sortieren lieber die Maus benutzt, geht folgendermaßen vor:

Spalte oder Zeile zum Verschieben oder Kopieren markieren
Verschieben: Den Cursor auf den Rand der markierten Zeilen oder Spalten führen, bis er sich in einen Verschiebezeiger verwandelt. Die Maustaste halten und ausgesuchte Elemente an die neue Position ziehen.
Kopieren: Mit gedrückter STRG-Taste den Cursor auf den Rand der Auswahl lenken. Erscheint der Kopierzeiger (weißer Pfeil), die Auswahl zur neuen Position ziehen. Hierbei unbedingt STRG gedrückt halten!