Makros aktivieren in Microsoft Word und Excel
PowerPoint: Problemlos die Excel Verknüpfung bearbeiten
Wer mit Microsoft Office 2021 beziehungsweise Microsoft 365 arbeitet, hat wahrscheinlich schon mal davon gehört: Man sollte Makros aktivieren, um effektiver arbeiten zu können. Vor allem Microsoft Word und Microsoft Excel sollen davon profitieren. Aber viele wissen gar nicht, was diese ominösen Makros eigentlich sind und wie man Makros aktivieren kann. Für all diejenigen gibt es hier nun unsere Anleitung.
Was sind Makros in Microsoft Word und Microsoft Excel?
Im Grunde genommen sind Makros Befehle auf dem PC, die Arbeitsabläufe, die immer wieder ausgeführt werden, enorm erleichtern und beschleunigen. Das heißt, dass Makros beispielsweise in Microsoft Word oder Microsoft Excel diese Befehle speichern und automatisch per einfachem Mausklick bei Bedarf zur Verfügung stellen. Solche immer wiederkehrenden Anweisungen oder Befehle werden mit Hilfe von Makros entweder über die Maus oder über eine Tastenkombination zusammen ausgeführt.
So lassen sich etwa in Excel-Tabellen Daten per Klick auf ein festgelegtes Symbol oder mit einer bestimmten Tastenkombination schnell organisieren, formatieren und importieren. Oder ständig wiederkehrende Floskeln im Schriftverkehr wie etwa „Mit freundlichen Grüßen“ müssen nicht unter dem Schreiben getippt, sondern können mit einem Makro automatisch unter jeden Brief eingesetzt werden.
Ein einmal verfasster Text oder auch eine Abfolge von häufig verwendeten Befehlen werden von den Makros also automatisch erfasst beziehungsweise ausgeführt.
Damit sie das können, müssen sie aber erst einmal „lernen“, welche Arbeitsschritte sie speichern sollen. Man muss also erst einmal die Makros aktivieren, um mit ihnen zu arbeiten.
Makros aktivieren in Microsoft Office 2021
Zunächst entscheidet man sich, ob man Excel Makros aktivieren oder Word Makros aktivieren möchte. Dementsprechend öffnet man in Microsoft Office 2021 oder Microsoft 365 das gewünschte Programm und geht folgendermaßen vor:
- In Microsoft Word beziehungsweise Microsoft Excel 2010 auf die Registerkarte Datei gehen.
- Optionen wählen.
- Zur Rubrik Sicherheitscenter (Trust Center) wechseln.
- Die Schaltfläche Einstellungen für das Sicherheitscenter (Einstellungen für das Trust Center) anklicken.
- Hier nun in die Rubrik Einstellungen für Makros (Makroeinstellungen) gehen.
- Auf Alle Makros aktivieren (Aktivieren von VBA Makros) klicken.
- Änderungen mit OK bestätigen.
Jetzt können die Makros in Microsoft Excel beziehungsweise Microsoft Word zur Arbeitserleichterung programmiert werden.
Um Makros zu erstellen, oben in der Excel-Menüleiste auf „Ansicht“ klicken – ganz rechts findet sich der Makro-Bereich, wo man mit der Funktion „Makro aufzeichnen…“ neue Makros erstellen kann. Definieren kann man jedes Makro mit den folgenden Eigenschaften:
- Makroname
- Tastenkombination, mit der man das Makro auslösen möchten
- Makro speichern in
- Beschreibung (optional)
Excel Makros aktivieren und programmieren
Zunächst müssen die Makros in Microsoft Excel wie oben beschrieben aktiviert werden. Zum Programmieren der einzelnen automatisierten Befehle werden noch folgende Schritte ausgeführt:
- Oben in der Excel-Menüleiste auf „Ansicht“ klicken.
- Rechts im Makro-Bereich mit der Funktion „Makro aufzeichnen…“ neue Makros erstellen.
- Jedes einzelne Makro muss mit bestimmten Eigenschaften definiert werden
- Name des Makros
- Tastenkombination, die das Makro aktivieren soll
- Speicherort für das Makro
- Auf Wunsch Beschreibung des Makros
Word Makros aktivieren per Schaltfläche
Nicht nur über eine bestimmte Tastenkombination, sondern auch über eine definierte Schaltfläche lassen sich Word Makros aktivieren:
- In der Menüleiste auf die Registerkarte „Ansicht“ gehen und dort auf das Symbol für „Makros“ klicken.
- Im Kontextmenü die mittlere Möglichkeit „Makro aufzeichnen“ auswählen.
- Nun den „Makronamen“ festlegen.
- Die Auswahl „Makro speichern in“ bietet mit der Auswahl „Alle Dokumente (Normal.dotm)“ die Option, das Makro in allen Word-Dokumenten verwenden zu können.
- Unter „Makro zuweisen“ nun die Option „Schaltfläche“ wählen.
- Auf das neu erstellte Marko klicken („Normal.NewMacros.MacroName”)
- „Hinzufügen“ klicken.
- Mit der Schaltfläche „Ändern“ kann dem Makro nun ein Symbol sowie ein passender Name gegeben werden.
- Mit „OK“ bestätigen.
Ab jetzt erscheint in der Schaltfläche oberhalb der Menüleiste das Symbol, das dem Makro gegeben wurde. Will man nun dieses oder mehrere Makros aktivieren, wird an der entsprechenden Textstelle nur noch auf das entsprechende Symbol geklickt.
Header Bild: © Gorodenkoff, stock.adobe.com
PowerPoint: Problemlos die Excel Verknüpfung bearbeiten
PowerPoint: Problemlos die Excel Verknüpfung bearbeiten
Microsoft Office 2021 beziehungsweise Microsoft 365 enthält eine Menge praktischer Dienste, die den Büroalltag, aber auch die Kommunikation und Organisation im Privatbereich erheblich erleichtern. Texte bearbeiten mit Word, Kalkulationen erstellen mit Excel oder Präsentationen gestalten mit PowerPoint … Einige Features erlauben es auch, die einzelnen Programme miteinander zu verbinden. So lässt sich beispielsweise mühelos eine Excel Tabelle in Word einfügen – und genauso einfach in Microsoft PowerPoint. Wie man eine solche Excel Verknüpfung bearbeiten kann, zeigen wir hier.
Oft lässt sich keine Excel Verknüpfung bearbeiten, weil …
… man beim Einfügen einer Excel Tabelle in Microsoft PowerPoint die Verknüpfung in einem der ersten Arbeitsschritte nicht bedacht oder falsch ausgeführt hat. Eine Verknüpfung reagiert auch nicht auf Änderungen, wenn man die Excel Arbeitsmappe, in der sich die Microsoft Excel Tabelle ursprünglich befindet, irgendwann mal umbenannt hat.
Eine weitere Fehlerquelle ergibt sich, wenn die Excel Arbeitsmappe in ein anderes Verzeichnis innerhalb von Microsoft 365 beziehungsweise Microsoft Office 2021 verschoben wurde. In beiden Fällen kann Microsoft PowerPoint nicht mehr auf die originale Microsoft Excel Tabelle zurückgreifen. Sie existiert für das Programm schlicht nicht mehr, eine Aktualisierung ist nicht möglich.
Jetzt hilft nur noch eines: Die Excel Verknüpfung bearbeiten, damit PowerPoint Änderungen an der ursprünglichen Microsoft Excel Tabelle automatisch übernimmt.
Excel Tabelle einfügen und Excel Verknüpfung bearbeiten
Will man in einer Microsoft PowerPoint Präsentation eine Excel Tabelle einfügen, sollte von vornherein die Funktion „Verknüpfung einfügen“ gewählt werden. Die Excel Arbeitsmappe übernimmt Daten dadurch automatisch.
So wird die Excel Tabelle in die PowerPoint Folie eingefügt
Wer viel mit Word und Excel arbeitet, hat sicher schon einmal die Option „Excel Tabelle in Word einfügen“ erfolgreich gemeistert. Im Programm PowerPoint geht man zum Excel Tabelle einfügen ganz ähnlich vor.
- Die entsprechende Präsentation in Excel PowerPoint öffnen.
- Dann die Excel Arbeitsmappe mit der einzufügenden Tabelle öffnen.
- Tabelle markieren.
- Registerkarte „Start“ klicken, auf die Schaltfläche „Kopieren“ navigieren.
- Jetzt die passende Stelle auf der Excel PowerPoint Folie anklicken, um dort die Excel Tabelle einfügen zu können. Auch hier die Registerkarte „Start“ öffnen und unter „Zwischenablage“ „Einfügen“ wählen.
Excel Verknüpfung bearbeiten
Mit den oben genannten Schritten lässt sich in Microsoft PowerPoint die Excel Tabelle einfügen und sie ist dann so verknüpft, dass Änderungen automatisch übernommen werden. Wurde die Excel Arbeitsmappe jedoch später umbenannt oder verschoben, muss man die Excel Verknüpfung bearbeiten.
- Als erstes wird logischerweise die PowerPoint-Präsentation geöffnet, deren Verknüpfung fehlerhaft ist.
- Über die Registerkarte „Datei“ lässt sich die „Backstage-Ansicht“ öffnen.
- Im Menü, das erscheint, auf „Informationen“ klicken.
- Es erscheint die aktive PowerPoint Folie, darunter verschiedene Auswahlmöglichkeiten.
- Unter „Verwandte Dokumente“ den Punkt „Verknüpfungen mit Dateien bearbeiten“ anklicken.
- Im Dialogfenster „Verknüpfungen“ kann jetzt der Befehl „Quelle ändern“ geklickt werden.
- Ein weiteres Dialogfenster „Quelle ändern“ öffnet sich, und es erscheint eine Liste mit mehreren zur Wahl stehenden Dokumenten.
- Hier muss nun das richtige Dokument anvisiert und per Klick der Befehl „Öffnen“ gegeben werden.
- Zurück im Dialogfenster „Verknüpfungen“ nun auf „Jetzt aktualisieren“ klicken.
- Funktioniert die aktualisierte Verknüpfung, ist der Befehl „Schließen“ blau umrandet und kann angeklickt werden.
Jetzt kann an der Microsoft PowerPoint Folie weiter gearbeitet werden. Nachdem die Präsentation einmal geschlossen und wieder geöffnet wurde, hat das Programm die Änderungen beziehungsweise Aktualisierungen an der Excel Tabelle automatisch übernommen.
Auch das geht: Excel Tabelle direkt in PowerPoint erstellen
Manchmal ist es gar nicht nötig, zunächst eine Tabelle in Excel zu erstellen und diese dann in einer PowerPoint Präsentation zu integrieren – man kann sie direkt auf einer Folie erstellen.
- Die Folie in der Miniaturansicht anklicken, auf der eine Excel Tabelle erstellt werden soll.
- Registerkarte „Einfügen“ wählen und unter „Tabellen“ auf den kleinen Pfeil klicken.
- „Excel Tabelle einfügen“ im Drop-down-Menü anklicken.
- Es erscheint eine Tabelle auf der Power-Point Folie, die mit dem Menüband von Excel wie gewohnt bearbeitet werden kann.
Header Bild: © monticellllo, stock.adobe.com
Outlook, Word und Excel verknüpfen
Outlook, Word und Excel verknüpfen – so klappt's!
Wie man Microsoft Outlook, Word und Excel verknüpfen kann, zeigen wir in diesem Beitrag. Ob privat oder geschäftlich – die Office Suite auf dem PC erleichtert viele Arbeitsgänge und ermöglicht eine saubere Darstellung verschiedenster Dokumente. Mit Microsoft Word lassen sich formatierte Texte erstellen, Microsoft Excel ist das top Programm für Tabellenkalkulationen, Berechnungen und Datenverarbeitung. Und mit Microsoft Outlook schließlich werden sämtliche E-Mails verwaltet und mithilfe des integrierten Kalenders Termine organisiert.
Word und Excel verknüpfen
Gerade im Büroalltag ist es oft nötig, in ein Dokument von Microsoft Word eine Tabelle zu integrieren. Die kann man dann entweder im Programm selbst erstellen – oder ganz einfach mit einer Tabelle in Microsoft Excel verknüpfen.
Dazu zunächst die entsprechende Excel-Datei öffnen. Die Tabelle oder auch einzelne Abschnitte der Tabelle nun markieren und mit dem Tastaturbefehl „STRG+C“ kopieren.
Dann das Microsoft Word Dokument öffnen, in das die Tabelle oder Teile davon eingefügt werden sollen. Den Cursor jetzt an die Stelle lenken, an der die Tabelle erscheinen soll. Mit dem Tastaturbefehl „ STRG+V “ kann man sie nun genau da platzieren.
Der Nachteil ist allerdings, dass sich Änderungen an der Tabelle nun nur noch mit den Funktionen von Microsoft Word bewerkstelligen lassen. Komfortabler ist es, eine Excel Verknüpfung in Word einfügen zu können.
Wie man Word mit Excel verknüpfen kann:
- Als erstes wieder die entsprechende Tabelle in Microsoft Excel markieren und per Kurzbefehl kopieren.
- Im Dokument von Microsoft Word nun im Reiter „Start“ auf den Pfeil unter „Einfügen“ klicken und im Drop-Down Menü „Inhalte einfügen“ auswählen.
- Im neuen Fenster auf den Punkt „Verknüpfung einfügen“ klicken.
- Dann im Menüfenster „Microsoft Excel Arbeitsmappe Objekt“ auswählen und mit „Ok“ bestätigen.
- Änderungen, die nun in Microsoft Excel an der Tabelle vorgenommen werden, erscheinen automatisch im Microsoft Word Dokument.
Microsoft Outlook mit Word und Excel verknüpfen
Mit einem Microsoft Konto ist es einfach, die Funktionen aller drei Tools miteinander zu harmonisieren. So lassen sich nicht nur Excel Verknüpfungen in Word einfügen. Sondern Aufgaben, Termine und Änderungen an verschiedenen Endgeräten von unterschiedlichen Mitarbeitern eingesehen werden.
Im ersten Schritt muss dazu die Symbolleiste für den Schnellzugriff vorbereitet werden.
- Dazu mit der rechten Maustaste auf ein Symbol in der Symbolleiste klicken.
- Die Option „Passen Sie die Symbolleiste für den Schnellzugriff an“ auswählen. Daraufhin öffnet sich ein neues Dialogfeld (je nach gewähltem Programm in Microsoft Word oder Microsoft Excel).
- Im Eintrag „Symbolleiste für den Schnellzugriff“ in der Navigationsleiste im Listenfeld „Befehle auswählen“ den Punkt „Nicht im Menüband enthaltene Befehle“ wählen.
- In der Liste „Microsoft Outlook-Aufgabe erstellen“ anklicken und aktivieren.
Einer der Vorteile dieser Option liegt darin, dass das Dokument, welches per Microsoft Outlook versendet wurde, auf dem ursprünglichen PC erhalten bleibt. Vor der Versendung kann man es „freigeben“ oder „sperren“, sodass eine Bearbeitung von anderen verhindert oder ermöglicht wird. Auf diese Weise lassen sich Aufgaben schnell und ohne Aufwand durch einen Programmwechsel verteilen.
Sinnvoll ist das Verteilen von Aufgaben beispielsweise, wenn gerade an einem Word Dokument oder einer Excel Tabelle gearbeitet wird. Und der Mitarbeiter zum Beispiel über eine aktuelle Terminänderung informiert werden soll. Dann muss diese neue Aufgabe nicht erst in Microsoft Outlook angelegt werden. Sondern kann direkt im gerade zu bearbeitendem Dokument angezeigt werden.
Hängen mit dem Dokument keine weiteren Aufgaben zusammen, lässt es sich an alle oder auch an einzelne Kontakte aus dem Adressbuch in Outlook versenden – ohne dass das Programm dafür gewechselt werden muss.
Über die Tabellenfunktion lassen sich zudem jederzeit neue Empfänger hinzufügen.
Tipp: Im Microsoft Word Dokument mit Textmarkern arbeiten
Arbeiten mehrere an einem Microsoft Word Dokument zusammen, ist es sinnvoll, besonders wichtige Textpassagen durch Marker zu kennzeichnen. Solche Lesezeichen ermöglichen gerade bei einem umfangreichen Dokument oder einem geteilten Verzeichnis, das mit Outlook geteilt wurde, die schnelle Auffindbarkeit bestimmter Abschnitte im Text. An diesen kann dann auch von bisher unbeteiligten Kontakten als Aufgabe zum Beispiel weiter gearbeitet oder Änderungen vorgenommen werden.
Header Bild: © Prima91, stock.adobe.com
Excel Tabelle automatisch sortieren – so geht's!
Excel Tabelle automatisch sortieren – so geht's!
Das Kalkulationsprogramm Excel – zum Beispiel Microsoft Excel 2010 im Microsoft Office 365 – ist ungemein vielseitig. Die wichtigste Funktion ist wohl das Erstellen von Tabellen. Doch je nach Datenvolumen wird das schnell ganz schön unübersichtlich. Um das zu verhindern, ist es sinnvoll, vom Programm die Excel Tabelle sortieren zu lassen. Zur Verfügung stehen dabei verschiedene Optionen, die wir hier näher erläutern.
Warum sollte man eine Excel Tabelle sortieren?
Zur guten Analyse von Daten gehört es, diese in einer Excel Tabelle sortieren zu können. In Microsoft Excel 2010 sind verschiedene Sortieroptionen möglich wie beispielsweise Excel Zeilen sortieren oder auch Excel Spalten sortieren. Ebenfalls ist eine feinere Sortierung einzelner Daten möglich. So lassen sich Daten nach Zahlen, nach Datum und Uhrzeit, nach Format oder alphabetisch sortieren, um Daten visuell schneller zu erfassen, zu verstehen und effektiv zu organisieren.
Excel Zeilen sortieren
Will man eine Excel Tabelle sortieren, beginnt man oft mit dem Excel Zeilen sortieren. Das klappt ganz einfach in nur vier Schritten:
- In einem geöffneten Excel Dokument zum Reiter „Daten“ wechseln und auf den Button „Sortieren“ klicken.
- Es erscheint ein neues Fenster, „Optionen“ wählen.
- Als nächstes die Option „Zeilen sortieren“ unter „Ausrichtung“ anklicken und dann mit „OK“ bestätigen.
- Unter „Spalte“ eine benannte Spalte zum Excel Zeilen sortieren auswählen und falls nötig unter „Reihenfolge“ wählen, welcher Wert zum Excel Tabelle sortieren herangezogen werden soll. Anschließend „OK“ drücken.
Excel Spalten sortieren
- Zuerst den Bereich markieren, den Excel sortieren soll.
- Zum Sortierdialog gelangt man nun über das Register „Daten – sortieren“.
- In der Dialogbox „Sortieren“ wird bei Microsoft Excel 2010 nun die Option „Daten“ in der Gruppe „Sortieren und Filtern“ gewählt.
- Im Fenster „Sortieren“ auf „Optionen“ klicken, in der nächsten Dialogbox „Spalten sortieren“ aktivieren.
- Im Dropdown Menü unter „Zeile“ jetzt die Zeile auswählen, nach der Excel Spalten sortieren soll und mit „OK“ bestätigen.
Excel Tabelle alphabetisch sortieren
Geht es beispielsweise um Mitarbeiter oder um Mitgliederlisten, lässt sich zur besseren Übersichtlichkeit eine Excel Tabelle auch alphabetisch sortieren.
Folgende Schritte sind dazu notwendig:
- Tabelle markieren, die Excel alphabetisch sortieren soll. Die Überschriften der Spalten und Zeilen nicht mitmarkieren!
- Im Menü „Daten“ die Option „Sortieren“ wählen.
- Im Fenster die Spalte auswählen, die die Excel Tabelle sortieren soll und unter „Reihenfolge“ die entsprechende Option anklicken.
- Bestätigen mit „OK“.
Auch das geht: Excel Tabelle verschieben
Normalerweise übernimmt Microsoft Excel 2010 alle Daten einschließlich der Formeln und Werte und Formate, wenn Zeilen und Spalten verschoben oder kopiert werden. Der Zellenbezug allerdings wird bei einer Formel in der Zelle nicht angepasst – in der verschobenen oder kopierten Zelle erscheint eine Fehlermeldung. Passiert das, müssen die Verweise manuell neu eingegeben werden.
Ansonsten aber lassen sich alle Spalten und Zeilen ganz einfach mit folgenden Steps in einer Excel Tabelle verschieben.
Der einfachste Weg:
- Als erstes die Zelle, Zeile oder Spalte markieren, die verschoben oder kopiert werden soll.
- Nun auf der Registrierkarte „Start“ entweder „Ausschneiden“ oder „Kopieren“ wählen. Schneller geht’s mit den Tastenkombinationen „STRG+X“ zum Ausschneiden beziehungsweise „STRG+C“ zum Kopieren.
- Mit der rechten Maustaste unterhalb oder rechts der neuen Position einer Zelle oder Spalte klicken.
- Zum Verschieben auf „Ausgeschnittene Zellen einfügen“ klicken.
- Zum Kopieren „Kopierte Zellen einfügen“. Der Kurzbefehl über die Tasten hierzu lautet „STRG+V“.
Excel Tabelle verschieben mit der Maus
Wer zum Exel Tabelle sortieren lieber die Maus benutzt, geht folgendermaßen vor:
- Spalte oder Zeile zum Verschieben oder Kopieren markieren
- Verschieben: Den Cursor auf den Rand der markierten Zeilen oder Spalten führen, bis er sich in einen Verschiebezeiger verwandelt. Die Maustaste halten und ausgesuchte Elemente an die neue Position ziehen.
- Kopieren: Mit gedrückter STRG-Taste den Cursor auf den Rand der Auswahl lenken. Erscheint der Kopierzeiger (weißer Pfeil), die Auswahl zur neuen Position ziehen. Hierbei unbedingt STRG gedrückt halten!
Header Bild: © Yu_photo, stock.adobe.com
Formeln in Excel bearbeiten – einfach und ohne Maus
Formeln in Excel bearbeiten – einfach und ohne Maus
Microsoft Excel 2010 ist nicht umsonst eines der meistgenutzten Tools im Microsoft Office 365. Das Tabellenkalkulationsprogramm ermöglicht es, Formeln in Excel zusammenzustellen, Daten zu erschließen und darzustellen, vorgegebene Verkettungen zu definieren, Summen zu errechnen und statistische Werte zu ermitteln – einfach durch die Eingabe von Zahlen! Wie das alles super einfach funktioniert, zeigen unsere Excel Tipps und Excel Tricks.
Erst einmal Formeln erstellen
Um Formeln in Excel zu erstellen, die Rechenaufgaben ausführen sollen, sind nur ein paar Klicks notwendig:
- In die Eingabezeile zunächst das Gleichheitszeichen (=) eingeben.
- Nun die Kombination aus Zeile und Spalte der Zellen eingeben, aus denen Werte berechnet werden sollen (beispielsweise A2-C8).
- Alternativ können die einzelnen Zellen auch angeklickt werden.
- Der Doppelpunkt (:) beschreibt nun den Zellenbereich, während das Semikolon (;) Befehle voneinander trennt.
- Mit einem Klick auf das Formelsymbol (fx) öffnet sich ein Funktionsmenü zum Auswählen.
Excel Tipps und Excel Tricks zum Ausführen von Rechenoperationen:
- Microsoft Excel 2010 stellt die Grundrechenarten mit den üblichen Zeichen +, -, *, / dar.
- Die Rangfolgen der Operation werden von Microsoft Excel 2010 automatisch befolgt, also zum Beispiel die Punkt-vor-Strich-Regel.
- Für eine andere Reihenfolge einfach eine runde Klammer (()) setzen.
- Potenzen lassen sich mit dem Zirkumflex-Zeichen (^) darstellen
- Das Wort „WURZEL()“ ermöglicht die Berechnung der Quadratwurzel.
- Wird das Wort „SUMME()“ eingegeben, werden die Zahlen in den markierten Zellen zusammengerechnet beziehungsweise voneinander abgezogen.
Formate und Formeln in Excel automatisch übernehmen
Eine Excel Formel kopieren beziehungsweise automatisch und ohne den Einsatz der Maus zu übernehmen, ist ebenfalls kinderleicht. Nötig ist das zum Beispiel, wenn unterhalb einer bereits bestehenden Liste neue Daten eingegeben werden sollen.
Allerdings müssen in mindestens drei Listenzeilen vor der neuen Zeile Formate und Formeln existieren, damit das Programm die Excel Formel kopieren kann. Dann entsprechen die neuen Daten zunächst den darübersteigenden kopierten, sich in jeder Zeile wiederholende Formeln werden automatisch dupliziert.
Formeln in Excel kopieren:
Im Menü „Extras“ von Microsoft Excel 2010 zunächst „Optionen“ aufrufen. Es erscheint eine Dialogbox, in der unter „Optionen – Bearbeiten“ das Kästchen „Listenformat und Formeln erweitern“ aktiviert wird.
Nun werden alle Formatierungen automatisch übernommen. Will man das nicht, muss „Listenformat und Formeln erweitern“ deaktiviert werden.
Formeln verschieben:
Nicht nur das Kopieren von Formeln in Excel ist möglich, sondern auch das Verschieben an eine andere Stelle des Dokumentes. Die Bezüge der Zelle in der Formel werden dabei nicht angepasst.
Verschiebt man also beispielsweise die Formeln der Zellen A2-C8 auf D2-F8, bezieht sich die Formel nach wie vor auf die ursprünglichen Zellen. In der Praxis ist das hilfreich, wenn zum Beispiel nur die Ergebnis-Zelle an einer anderen Stelle platziert werden, die Bezüge in den Formeln jedoch nicht verändern sollen.
- Dazu zunächst die entsprechende Formel eingeben und mit „Enter“ bestätigen.
- Nun die Zelle auswählen und die Tastenkombination „Strg + X“ wählen.
- Als nächstes die Zelle ansteuern, in der die Formel neu eingefügt werden soll.
- Die Tastenkombination „Strg + V“ erstellt die Formel nun im neuen Feld.
Tipp: Wird mit dem Cursor auf den grünen Rahmen einer Zelle geklickt, wird eine kleine Hand angezeigt. Mit dieser kann die Zelle nun an eine beliebige Stelle gezogen werden.
Formeln in Excel ohne Maus bearbeiten
Grundsätzlich lassen sich mit der Taste F2 Inhalte von Zellen im Editiermodus bearbeiten. Wird sie betätigt, bewegt man sich mit den Pfeiltasten auf der Tastatur im Inhalt der Zelle oder der Formel in die gewünschte Richtung.
Zudem markiert Excel die Zellen, die in einer Formel angesprochen werden, durch eine farbige Hinterlegung der Zellen. Auch die Verweise innerhalb einer Formel werden markiert, sodass Fehler schnell und auf einen Blick gefunden werden können.
Tipp: Damit nicht jedesmal mit F2 in eine Zelle gesprungen werden muss, um deren Formelinhalt zu überprüfen, hilft folgender Excel Trick:
Unter „Formeln“ die Unterfunktion „Formeln anzeigen“ wählen. Dadurch erscheinen in den Zellen anstatt der Ergebnisse die einzelnen Formeln selbst. Mit den Pfeiltasten lässt sich nun wieder ganz einfach zwischen den Zellen hin- und herspringen.
Die Taste Esc sorgt dafür, dass dann der Editiermodus wieder verlassen wird.
Header Bild: © Araki Illustrations, stock.adobe.com
Word und Excel verknüpfen – Tipps und Tricks
Word und Excel verknüpfen – Tipps und Tricks
Will man Texte auf dem PC schreiben und formatieren, ist Word auf alle Fälle das Programm der Wahl. Und wer Diagramme erstellen und Berechnungen ausführen will, für den ist Microsoft Excel genau richtig. Beides zusammen gibt’s in verschiedenen Paketen von Microsoft Office. Doch will man Tabellen oder Diagramme aus Excel in Word einfügen, kann das mühsam sein – schnell hat sich aufgrund einer unsauberen Anpassung in der Microsoft Excel Quelldatei ein Fehler eingeschlichen. Wie das verhindert werden kann, zeigen wir hier.
Das kann Microsoft Excel
Grundsätzlich handelt es sich bei Microsoft Excel um ein auf Tabellenkalkulationen spezialisiertes Programm, das auf allen wichtigen Geräten und Betriebssystemen installiert werden kann.
Seine Funktionen im Einzelnen:
- Berechnungen
Die wichtigsten Rechenarten lassen sich zwischen mehreren Zellen ausführen und durch bekannte Variablen ergänzen. - Diagramme und Grafiken
Numerische Tabellen können in visuelle Daten umgewandelt werden, um zum Beispiel Ergebnisse in einer Präsentation anschaulicher darzustellen. - Kalender
Unter anderem lassen sich damit Zeitpläne und wiederkehrende Ereignisse verwalten. - Inventar Management
Listen mit Inventar und Bereithaltungsort können zur automatischen Kalkulation genutzt werden. - Zeiterfassung
Projektstunden, Mitarbeiterzeiten etc. werden tabellarisch aufgenommen und im Ergebnis zusammengerechnet. - Formulare
Neben vorgefertigten Auswahlmöglichkeiten lassen sich standardisierte Formeln für zahlreiche Einsatzgebiete leicht selbst erstellen. - E-Mail Listen
Um den Überblick, beispielsweise von Newsletter-Empfängern, zu behalten, eignen sich strukturierte Listen mit allen relevanten Daten. - Datenanalyse
Detaillierte Datensätze können unter anderem heruntergeladen und in einem csv-Format gespeichert werden. - Buchhaltung
Ausgaben- und Budgetplanung, Aufzeichnungen und Prognosen werden automatisch berechnet und aktualisiert. -
Microsoft Excel in Word einbinden – so geht’s
Zum funktionalen Verknüpfen beispielsweise von Microsoft Excel Tabellen mit einem Word-Dokument sind mehrere Schritte notwendig:
- Im Microsoft Excel Dokument wird zunächst der relevante Tabellenbereich markiert und in die Zwischenablage kopiert.
- Dann wird es im Word-Dokument an der Stelle eingefügt, wo die Tabelle erscheinen soll. Ist die Tabelle bereits im richtigen Format angelegt, muss bei den Einfügeoptionen „Verknüpfen und ursprüngliche Formatierung beibehalten“ gewählt werden. Soll die Tabelle noch frei gestaltet werden können, ist die Option „Verknüpfen und Zielformatvorlagen verwenden“ richtig.
- Mit den Reitern „Tabellenentwurf“ und „Layout“ kann eine Anpassung des Tabellendesigns vorgenommen werden.
Microsoft 365
Mit dem Abonnementdienst Microsoft 365 wird sichergestellt, dass stets die aktuellsten Tools von Microsoft zur Verfügung stehen.
Unterschieden wird zwischen Microsoft 365-Plänen für den privaten Gebrauch sowie für Unternehmen, Bildungseinrichtungen und gemeinnützige Organisationen. Die Pläne enthalten die wichtigsten Office-Desktop-Apps sowie einen zusätzlichen Onlinespeicher und mit der Cloud verbundene Features für die Zusammenarbeit an Dateien in Echtzeit.
Die gebräuchlichsten für den Privatgebrauch sind:
- Microsoft 365 Family für bis zu 6 Personen. Inklusive KI-gestützte Apps, pro Person 1 TB Cloudspeicher und erweiterte Sicherheit für alle Ihre Geräte.
- Microsoft 365 Single mit den gleichen Funktionen wie Family, allerdings nur für ein Gerät.
In allen Versionen sind Word, Microsoft Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Access und Publisher enthalten.
Microsoft 365 Mac
Für Apple-Anwender steht Microsoft 365 Mac zur Verfügung. Auch hier lässt es sich einfach mit Word, Outlook, Microsoft Excel, PowerPoint oder OneNote arbeiten.
Microsoft 365 Mac wurde speziell zur Unterstützung der typischen Mac-Funktionen wie Dunkelmodus, Kamera-Übergabe in macOS oder Touch Bar entwickelt.
Microsoft Office 2019 – die bessere Wahl?
Microsoft Office kaufen statt abonnieren? Kein Problem! Dafür wurde Microsoft Office 2019 entwickelt. Die Office-Apps wie Word, Outlook oder Microsoft Excel sowohl für PC als auch für Mac werden nur einmalig bezahlt. Nach dem Kauf kann die Software entweder installiert oder die Microsoft Office Download Funktion genutzt werden.
Nachteil: Im Kauf sind keine Upgrades enthalten. Werden diese später gewünscht, muss eine neue Hauptversion von Microsoft Office zum vollen Preis gekauft werden.
Header-Bild: © dennizn, stock.adobe.com
Microsoft Excel - Tabelle in Word einfügen
Microsoft Excel - Tabelle in Word einfügen
Die Microsoft Office Softwarefamilie ist unheimlich vielseitig und bietet genügend Programme, um fast alle Aufgaben im Büro, Schule oder Studium damit zu bearbeiten. Während Outlook und Office die meisten Menschen sehr intensiv nutzen und beherrschen, fristet bei vielen Microsoft Excel eine Art Schattendasein. Das ist sehr schade, denn Excel ist nicht nur ungleichblich praktisch, sondern auch ganz einfach.
Der Funktionsumfang von Excel ist riesig – immerhin beherrscht das Programm mittlerweile über 400 Funktionen. Die muss natürlich nicht jeder wissen. Die meisten Menschen brauchen Excel wahrscheinlich nur um ein paar grundlegende Arbeiten wie Addition oder Prozentrechnung durchzuführen. Aber selbst für einfache Arbeiten mit Tabellen benutzen zu viele Nutzer Microsoft Word – das hierfür gar nicht ausgelegt ist. Dabei ist es sehr einfach in Excel eine Tabelle anzulegen, den Komfort einer intelligenten Tabelle zu nutzen und diese in Word einzubinden. Wer möchte, kann auch die Excel Tabelle mit einem Word Dokument verknüpfen und so alle Änderungen in der Excel-Tabelle automatisch in Word übernehmen.
So fügt man eine Excel-Tabelle in Word ein
Wer eine Excel-Tabelle in Word einfügen möchte, kann einfach in Excel eine Tabelle erstellen, die Felder markieren, die in Word eingefügt werden sollen, mit der rechten Maustaste auf die markierten Zellen klicken und „Kopieren“ auswählen (oder mit der Tastenkombination STRG+C kopieren).
Anschließend wechselt man in das Word-Dokument, klickt auf die Stelle, wo die Tabelle eingefügt werden soll und wählt „einfügen“ aus (oder fügt den Inhalt mit STRG+V ein).
Standardmäßig wird das Format der Excel-Tabelle in Word übernommen. Wer in Excel nur Werte in Zellen eingetragen hat, der bekommt nur eine Auflistung ohne Tabellenlinien oder farbige Formatierungen. In Excel kann man im Reiter „Start“ im Bereich „Formatvorlagen“ einfach eine Formatierung unter „Als Tabelle formatieren“ auswählen.
So verknüpft man eine Excel-Tabelle in Word
Wer seine Werte und Daten in Word sortiert einfügen möchte, sollte die Tabelle in Excel erstellen und dann in Word einfügen. Denn in Excel kann man mit der Hilfe einer intelligenten Tabelle die Werte beliebig sortieren und systematisieren.
Wenn man einmal die Tabelle in Word eingefügt hat, dann kann man die Tabelle nur noch in Word ändern. Änderungen an der Tabelle in Excel werden dann nicht mehr übernommen. Deswegen ist es sinnvoller die Excel-Tabelle in Word zu verknüpfen.
Um eine Excel-Tabelle mit Word zu verknüpfen, kopiert man zuerst die Inhalte in Excel wie ober beschrieben. In Word fügt man diese allerdings nicht einfach ein. Stattdessen bewegt man den Cursor dorthin, wo man die Tabelle einfügen möchte. Anschließend klickt man auf den kleinen Pfeil unter „Einfügen“ im Reiter „Start“ im Abschnitt „Zwischenablage.“
In dem sich nun öffnenden Drop-Down Menü wählt man die Funktion „Inhalte einfügen“ aus und es öffnet sich ein neues Fenster mit diesem Namen. Hier wählt man die Option „Microsoft Excel-Arbeitsmappe-Objekt“ aus.
Mit einem Klick auf „Ok“ bestätigt man die Auswahl und die Excel-Tabelle wird in das Dokument eingefügt. Wenn man jetzt in der Excel Tabelle etwas ändert, werden die Daten in Word übernommen. Dafür muss man die Änderungen in Excel speichern und Word neu öffnen, damit die Änderungen in Dokument angezeigt werden.
Wer oft Tabellen für seine Arbeit benötigt, kann sich mit dieser praktischen Funktion viel Arbeit sparen.
Header-Bild: © monticellllo, stock.adobe.com